Boas práticas para evitar que seu e-mail seja classificado como spam

Confira neste artigo:

• Regras que caracterizam um e-mail como spam
• Atenção ao conteúdo e à formatação dos e-mails
• Evite que o domínio de sua empresa caia em blacklists

Ao enviar e-mails aos seus contatos, é importante estar atento a algumas boas práticas, a fim de evitar que suas mensagens caiam na caixa de spam — ou lixo eletrônico — do destinatário, devido a alguns filtros dos servidores de e-mail, os quais têm como finalidade impedir que conteúdos indesejados sejam entregues aos usuários.

Regras que caracterizam um e-mail como spam

Acerca da entregabilidade de e-mails, existem inúmeras regras que variam de um servidor para outro, como:

• Conteúdo da mensagem (existência de links, imagens e anexos);
• Reputação do e-mail e servidor;
• Histórico de mensagens classificadas como spam.

Os e-mails enviados pelo RD Station CRM são disparados pelo Sendgrid, uma ferramenta especializada em e-mails transacionais, considerada a melhor e mais completa do mundo pelos principais softwares e ferramentas online. Além disso, a reputação dos servidores do RD Station CRM no Sendgrid é de alta credibilidade, mantendo-se acima de 98%.

Contudo, existem variáveis que não podem ser controladas. Por exemplo: o destinatário pode possuir filtros, regras, políticas, infraestrutura, blacklists, etc. 
Um fator que pode favorecer muito a taxa de entrega é a configuração do SPF (anti-spam) do Sendgrid, que habilita o envio de e-mails pelo RD Station CRM. Para isso:

1. Acesse o painel de administração de SPF;
2. Localize as preferências do sistema de e-mail (Painel de controle das configurações do servidor de e-mail);
3. Insira o código do CRM:v=spf1 include:spf.plugcrm.net ~all

Atenção ao conteúdo e à formatação dos e-mails

Os filtros de e-mail  geralmente leem as mensagens marcadas pelos usuários como spam e procuram identificar algum tipo de padrão. Quando uma nova mensagem chega à caixa do destinatário, ela é imediatamente comparada aos padrões identificados. Desta forma, aspectos em comum geram uma pontuação para cada item. Quando há muitos itens em comum e um determinado limite de pontos é atingido, a mensagem é considerada spam.

Para garantir que suas mensagens sejam entregues e não caiam na caixa de spam, alguns detalhes devem ser evitados:

Para ficar longe da caixa de lixo eletrônico dos seus destinatários, você deve evitar os seguintes itens:

• Usar fontes de cor vermelha;
• Usar todas as letras do título em CAIXA ALTA;
• Exagerar nos pontos de exclamação;
• Usar a palavra teste no campo Assunto do e-mail;
• Usar frases como Clique Aqui, Free, Não perca essa oportunidade — seja no corpo ou no campo Assunto do e-mail;
• Estruturar o conteúdo do corpo do e-mail com apenas uma imagem grande, utilizando pouco ou nenhum texto. Essa prática causa um impacto negativo que interfere drasticamente na entrega do e-mail;
• Utilizar codificação HTML desleixada (geralmente acontece ao converter um arquivo do Microsoft Word para HTML).

Evite que o domínio de sua empresa caia em blacklists

As blacklists são listas criadas pelos servidores de e-mail que, após analisar domínios e endereços de IP que enviam grandes quantidades de e-mails, identificam possíveis remetentes de spam.

Algumas blacklists usam relatórios de mensagens marcadas como spam para identificar os domínios ou IPs de origem. Outras utilizam Spam Traps para penalizar quem compra listas de e-mail.
Já os servidores de e-mail escolhem quais blacklists utilizar, ao verificar se os e-mails recebidos são indesejados ou não.

Os principais servidores consultam uma ou várias listas e, uma vez que seu domínio tenha caído em alguma, a única forma de sair é provar que você tem o opt-in do cliente para lhe enviar mensagens. Por isso, procure enviar e-mail somente a contatos realmente interessados em seu conteúdo.