Passos para a integração com o RD Station Marketing

Se preferir, confira aqui o vídeo deste passo a passo.

Confira neste artigo:

• Como funciona a integração
• Como realizar a integração

Como funciona a integração

• Do RD Station Marketing para o CRM
• Do CRM para o RD Station Marketing

Esta integração permite enviar conversões e oportunidades de uma ferramenta à outra, automaticamente. As oportunidades são identificadas pelo endereço de e-mail, que deve ser o mesmo em ambas as plataformas.

É importante ressaltar que a integração não tem efeito retroativo, ou seja, ela abrangerá somente os leads e oportunidades que forem criados após sua realização. Caso você deseje integrar a base de dados já existente, é possível exportá-la do RD Station Marketing e importá-la no CRM.

Veja neste artigo como é feita a troca de dados na integração com o RD Station Marketing.

Do RD Station Marketing para o CRM

Os leads ou oportunidades, criados no RD Station Marketing, são enviados ao CRM como novas oportunidades, vinculadas a uma Empresa/Cliente e a um Contato. Para o envio ocorrer, você pode escolher entre os seguintes gatilhos: 

• Qualquer conversão
• Marcado como Oportunidade
• Uma Landing Page específica
• Um formulário específico
• Um pop-up específico

Ao utilizar múltiplos gatilhos simultaneamente, eles concorrerão entre si. Por isso, deve ser definida uma ordem de preferência. Por exemplo:

• Gatilho 1 - Qualquer conversão: enviar para pessoa A;
• Gatilho 2 - Marcado como Oportunidade: enviar para pessoa B.

Ao enviar o lead ao CRM, todo o histórico de atividades do lead no RD Station Marketing será inserido dentro da oportunidade criada, incluindo o identificador e a origem das conversões.

Caso as informações do histórico não estejam aparecendo na aba Histórico do Marketing, entre em contato com o nosso suporte.

Do CRM para o RD Station Marketing

Para que um contato seja enviado corretamente à sua base do RD Station Marketing é preciso que, ao criar uma Oportunidade no CRM, ele tenha um e-mail válido. Caso contrário, o lead será gerado sem uma conversão. Além disso, novos leads serão criados sempre que ocorrer uma marcação de venda ou perda na Oportunidade.

Já as oportunidades vendidas no CRM, cujo e-mail do contato não conste na base do RD Station Marketing, serão enviadas como novos leads, com seus respectivos Empresas/Clientes, Contatos e campos personalizados mapeados.

Por fim, as oportunidades perdidas do CRM — que estejam devidamente marcadas como Oportunidade e possuam um campo personalizado chamado “Motivo de perda no CRM” — são atualizadas no RD Station Marketing e desmarcadas, constando o motivo de perda.

Como realizar a integração

O processo de integração divide-se em 3 etapas:

• Vincular as contas
• Configurar os gatilhos e demais condições de envio dos leads
• Fazer a combinação dos campos

Vincular as contas

Esta é a primeira etapa da integração e consiste em vincular a conta do RD Station CRM à do RD Station Marketing. Para isso:

1. Acesse sua conta no RD Station CRM;
2. Clique em seu nome de usuário, localizado no canto superior direito da página;
3. No menu suspenso que será exibido, clique em Integração RD Station Marketing;
4. Clique no botão Conectar com o RD Station Marketing;
5. Escolha a opção desejada:

• Prosseguir com a conta vinculada
• Trocar a conta que será integrada
• Cancelar uma integração já existente

Prosseguir com a conta vinculada

1. Caso você possua mais de uma conta ativa no RD Station Marketing, verifique se a conta vinculada, que aparece pré-selecionada, é a que você deseja integrar;
2. Se estiver tudo certo, prossiga normalmente com o fluxo de integração, conforme os passos descritos no decorrer deste artigo.

Trocar a conta que será integrada

1. Caso você deseje integrar seu CRM a uma conta diferente do RD Station Marketing, clique em Trocar de Conta;
2. Na janela será exibida, clique no botão Trocar de Conta;
3. Selecione a conta que você deseja conectar;
4. Clique no botão Continuar;
   
5. Prossiga com o fluxo de integração da conta selecionada.

Cancelar a integração

1. Caso você deseje cancelar uma integração já existente, clique em Desconectar.

Configurar os gatilhos e demais condições de envio dos leads

Nesta etapa, configure quais ações irão disparar o envio de leads do RD Station Marketing para o CRM. 

Existem 3 tipos de gatilhos disponíveis e todos permitem a configuração de um responsável e da etapa em que as oportunidades serão criadas:

• Marcação de oportunidade: todos os leads que forem marcados como oportunidade no RD Station Marketing serão enviados ao RD Station CRM. A marcação como oportunidade pode ser feita manualmente na tela de perfil do lead ou através de uma automação;
• Conversão específica: permite escolher uma determinada landing page ou pop-up do RD Station Marketing, para enviar as respectivas conversões ao RD Station CRM na forma de oportunidades. Com isso, é possível encaminhar essas oportunidades a uma equipe ou responsável específico;
• Qualquer conversão: todas as conversões originadas em landing pages e pop-ups do RD Station Marketing serão enviadas ao RD Station CRM.

Para configurar os gatilhos:

1. Clique no botão Adicionar gatilho, localizado na etapa 2 da tela de integração;
2. Será exibida a janela de configurações de gatilhos. Selecione o tipo de gatilho Marcação de oportunidade, Conversão específica ou Qualquer conversão;
   
   
3. Ao optar pelo gatilho Marcação de oportunidade, defina as opções dos respectivos campos:
   -Responsável pela oportunidade:  permite escolher entre as opções Todos, Administradores ou Usuários da conta, Dono do lead ou Equipe;
   -Etapa do funil de vendas: permite escolher em qual etapa do funil de vendas o lead será enviado.
4. Ao optar pelo gatilho Conversão específica, defina as opções dos respectivos campos:
   -Nome da conversão: permite selecionar a landing page, formulário ou pop-up que enviará os leads ao RD Station CRM;
   -Responsável pela oportunidade: permite escolher entre as opções Todos, Administradores ou Usuários da conta, Dono do lead ou Equipe;
   -Etapa do funil de vendas: permite escolher em qual etapa do funil de vendas o lead será enviado.
5. Ao optar pelo gatilho Qualquer conversão, defina as opções dos respectivos campos:
   -Responsável pela oportunidade:  permite escolher entre as opções Todos, Administradores ou Usuários da conta, Dono do lead ou Equipe;
   -Etapa do funil de vendas: permite escolher em qual etapa do funil de vendas o lead será enviado.

Múltiplos gatilhos

Se você estiver utilizando o plano Basic, poderá definir múltiplas condições ou gatilhos de envio dos leads do RD Station Marketing para o CRM.

Opções avançadas

A centralização de informações dos leads vem predefinida nas opções avançadas. Para visualizá-la ou alterá-la, clique em Mostrar opções avançadas.

• Centralizar pelas informações das Empresas/Clientes: esta opção é indicada se você negocia com empresas. Ao utilizá-la, os leads que contenham o campo Empresa no RD Station Marketing serão centralizados na mesma empresa dentro do CRM. Por outro lado, se você não trabalha com esse campo no RD Station Marketing, não utilize essa opção, pois isso criaria um agrupamento de todos os leads com mesmo nome — por exemplo, João — como se fossem uma empresa chamada João, dentro do CRM.
• Centralizar pelas informações dos Contatos: esta opção é indicada se você negocia com pessoas físicas. Ao utilizá-la, os leads que contenham a mesma informação no campo E-mail serão centralizados no mesmo contato, quando forem enviados ao CRM.
• Mapeamento de lead scoring e qualificação da oportunidade: para ativar essa opção, é preciso definir o tipo de gatilho de envio de leads como Marcação de oportunidade. 

Assim, as oportunidades serão geradas no CRM com a qualificação já pré-estabelecida, de acordo com o Lead Scoring do RD Station Marketing. As informações serão mapeadas automaticamente, da seguinte forma:

Fazer a combinação dos campos

Combine os campos personalizados do CRM com os campos correspondentes no RD Station Marketing.

Os campos do tipo Campo de seleção — Escolha única e Campo de seleção — Escolha múltipla precisam ter opções exatamente iguais em ambas as ferramentas, incluindo letras maiúsculas e minúsculas, plural e singular — caso contrário, o lead não será enviado. Por esse motivo, é preciso criar os campos, tanto no RD Station Marketing quanto no CRM.

É possível mapear o campo Tags do RD Station Marketing com um Campo de seleção — Escolha múltipla no RD Station CRM. Para isso, os campos personalizados do RD Station CRM devem permitir criar mais opções de preenchimento. Ao fazer esse mapeamento, as tags serão atualizadas automaticamente na respectiva oportunidade, sincronizando também as alterações de tag no lead (retorno para o RD Station Marketing).  

Após a criação dos campos em ambas as ferramentas, clique no botão Mostrar opções avançadas e mapeie os campos do RD Station Marketing com os correspondentes do RD Station CRM. 

Caso o CRM tenha campos definidos como obrigatórios, eles devem ser devidamente mapeados. Certifique-se de que todas as oportunidades estejam com esse campo preenchido, pois, caso contrário, elas não serão geradas no CRM no momento da integração.

Quanto aos campos Segmentos e Campanhas, seu mapeamento é opcional. No plano Free, o número máximo de segmentos é 50. Portanto, se esse campo for combinado com algum do tipo Telefone, cada telefone representará um segmento e, quando esse número for alcançado, os leads não serão mais enviados ao CRM.

Atualmente, não é possível mapear o campo Origem do lead.

Seus leads não estão chegando no CRM? Veja aqui as possíveis causas.

Assista o vídeo deste passo a passo