Exportação de informações

Confira neste artigo:

• Como funciona a exportação
• O que é exportado em cada categoria
• Passo a passo da exportação
• Acompanhar andamento da exportação
• Baixar arquivo exportado
• Histórico de exportações

Como funciona a exportação 

• A exportação de informações pode ser realizada nos formatos .pdf (estilo texto) e .csv (planilha do Excel), por usuários com nível de permissão Administrador;
• O limite de dados por exportação é de 1.000 registros no plano Free e 10.000 registros no plano Basic;
• É possível realizar no máximo 2 exportações simultaneamente;
• É recomendado utilizar os filtros de Oportunidades, Empresas/Clientes e Contatos, para segmentar com mais precisão as informações que serão exportadas;
• Ao selecionar uma lista de Oportunidades, Empresas/Clientes ou Contatos para exportar é feita a combinação de dados que serão exportados. Por exemplo: se você deseja obter uma lista de todos os contatos vinculados a empresas de um determinado segmento, a combinação deverá ser a seleção da lista de empresas (utilizando o filtro de segmento) e a exportação de contatos;
• Ao exportar um arquivo .csv do RD Station CRM, ele é criado com base em um padrão internacional chamado UTF-8. Porém, é possível que seu sistema operacional ou versão de software esteja utilizando definições diferentes do padrão, geralmente definidas no momento da instalação. Ao abrir o arquivo exportado, caso as informações pareçam desformatadas ou contendo caracteres no lugar de acentos, é possível que seu sistema não esteja lendo planilhas com padrão UTF-8. Nesse caso, sugerimos que você altere as configurações do software ou sistema operacional, ou tente abrir o arquivo em outro dispositivo.

Combinações possíveis

• Selecionar uma lista de Oportunidades e exportar somente as informações das Oportunidades
• Selecionar uma lista de Oportunidades e exportar informações de suas Empresas/Clientes
• Selecionar uma lista de Oportunidades e exportar informações de seus Contatos
• Selecionar uma lista de Empresas/Clientes e exportar informações de suas Oportunidades
• Selecionar uma lista de Empresas/Clientes e exportar somente as informações das Empresas/Clientes
• Selecionar uma lista de Empresas/Clientes e exportar informações de seus Contatos
• Selecionar uma lista de Contatos e exportar informações de suas Oportunidades
• Selecionar uma lista de Contatos e exportar informações de suas Empresas/Clientes
• Selecionar uma lista de Contatos e exportar somente as informações dos Contatos

O que é exportado em cada categoria

Oportunidades

Ao exportar uma lista de Oportunidades, será gerado um arquivo com os seguintes dados:

• Nome;
• Empresa/Cliente;
• Qualificação;
• Etapa do funil de vendas;
• Status;
• Pausada;
• Perdida;
• Motivo de perda;
• Valor único e recorrente;
• Data e hora da criação;
• Data e hora da primeira interação;
• Data e hora da última interação;
• Previsão de fechamento;
• Data de fechamento;
• Fonte;
• Campanha;
• Responsável;
• Anotações;
• Produtos;
• Contatos vinculados e suas respectivas informações (cargo, e-mail, telefone);
• Campos personalizados.

Empresas/Clientes

Ao exportar uma lista de Empresas/Clientes, será gerado um arquivo com os seguintes dados:

• Nome;
• Resumo;
• URL;
• Endereço
• Segmentos;
• Data e hora da criação;
• Valor único vendido;
• Valor recorrente vendido;
• Data e hora da última interação;
• Oportunidades vendidas, perdidas, pausadas e em andamento;
• Campos personalizados.

Contatos

Ao exportar uma lista de contatos, será gerado um arquivo com os seguintes dados:

• Nome;
• Empresa/Cliente;
• Cargo;
• E-mail;
• Telefone;
• Redes sociais (se habilitado nas configurações);
• Data de nascimento (se habilitado nas configurações);
• Data e hora da criação;
• Campos personalizados.

Passo a passo da exportação

1. Acesse sua conta no RD Station CRM;
2. Clique no menu Oportunidades, Empresas/Clientes ou Contatos, conforme as informações que você deseja exportar;
   
   
3. Clique no botão Filtros, para selecionar as características, detalhes e parâmetros específicos de  Oportunidades, Empresas/Clientes ou Contatos que serão exportados;
   
   
   
   Atenção: para exportar Oportunidades, não deve ser utilizada a visão de trabalho Funil de Vendas.
4. Será exibida a lista de Oportunidades, Empresas/Clientes ou Contatos parametrizados. Marque a checkbox do topo para selecionar a lista completa (caso prefira selecionar apenas alguns itens, basta marcar a checkbox ao lado do nome de cada um);
   
   
5. Será exibido o menu de ações em massa. Clique no campo Exportar;
   
6. Na lista suspensa que será exibida, selecione o formato do arquivo de exportação (.csv e .pdf) e o tipo de informação que você deseja exportar (campos de Oportunidades, Empresas/Clientes ou Contatos);
   
   
7. O arquivo será gerado e será enviado automaticamente ao e-mail do usuário que realizou a exportação. 

Acompanhar andamento da exportação

As exportações são processadas em uma fila de execução. Dependendo do tamanho do arquivo exportado ou de outros processos que estejam ocorrendo simultaneamente, pode demorar alguns minutos até que ela seja concluída.

Para verificar o andamento da exportação:

1. Acesse a tela Gerenciamento de exportações;
2. Será exibida a lista com o Histórico de exportações;
3. Verifique o campo Status;
   
   
4. O campo Status não é atualizado em tempo real. Para atualizar o status da exportação, clique no ícone de Atualizar ou atualize a página de seu navegador.
   
   

Tipos de status de exportações

• Na fila: significa que a exportação está aguardando a finalização de outros processos e terá início assim que eles forem concluídos;
• Executando: a exportação está em andamento;
• Finalizado: o processo foi concluído com sucesso e o arquivo foi enviado para o e-mail do administrador que realizou a exportação;
• Erro: a exportação não foi concluída, devido a algum erro ocorrido durante o envio do arquivo ou à ocorrência de alguma incompatibilidade de informações ao filtrar os dados a serem exportados. Em ambos os casos, a exportação deverá ser refeita.

Baixar arquivo exportado

1. Acesse a tela Gerenciamento de exportações;
2. Será exibida a lista com o Histórico de exportações;
3. Localize o arquivo exportado e clique no campo Download, na respectiva linha.
   
   

Histórico de exportações

O histórico de exportações permite a consulta de algumas informações de todas as exportações realizadas nos últimos 10 dias, como:

• Data e hora da exportação; 
• A página (Oportunidades, Empresas/Clientes ou Contatos) em que foram filtrados os dados para a exportação;
• Informação exportada (referente a Oportunidades, Empresas/Clientes ou Contatos);
• Formato do arquivo;
• Total de registros exportados; 
• Usuário que realizou a exportação e seu respectivo e-mail;
• Status da exportação; 
• Data do download do arquivo;
• Link para download do arquivo.